Minder administratie. Meer tijd voor je leden en studiowerking.
Ontdek de tools waarmee HUB3 je bereik, dagelijkse werking en administratie samenbrengt in één rustig overzicht.
Dashboard & analytics
Start je dag met een helder overzicht van bezetting, inschrijvingen, betalingen en wat aandacht nodig heeft.
De belangrijkste cijfers staan samen met recente activiteit en openstaande acties. Zo zie je zonder rapporten samen te voegen waar programma’s vollopen, welke betalingen nog ontbreken en waar opvolging nodig is.
- Live kerncijfers
- Recente activiteit
- Sneller beslissen op basis van data
Publiek profiel & zichtbaarheid
Breng je studio en aanbod professioneel in beeld en bereik nieuwe leden die gericht zoeken naar lessen en workshops.
Je publieke profiel bundelt je verhaal, locaties, disciplines en volledige aanbod. Nieuwe bezoekers kunnen vanuit de zoekomgeving doorklikken naar een programma, je studio volgen en meteen de juiste praktische informatie vinden.
- Eigen publieke studiopagina
- Aanbod automatisch gebundeld
- Vindbaar in het HUB3-netwerk
Programma’s & planning
Beheer cursussen, proeflessen, workshops, projecten en bundels met locaties, capaciteit en lesmomenten.
Per programma leg je het rooster, de docenten, prijs, leeftijd, niveau en inschrijvingsvoorwaarden vast. Dezelfde gegevens voeden daarna je publieke aanbod, inschrijvingen, aanwezigheden en communicatie.
- Meerdere programmatypes
- Capaciteit en locaties beheren
- Duidelijk seizoen- en lesoverzicht
Leden & inschrijvingen
Hou profielen, inschrijvingen, subprofielen, manuele leden en wachtlijsten samen in één betrouwbaar overzicht.
Open één ledenfiche om contactgegevens, programma’s, betaalstatus, formulieren en historiek terug te vinden. Ouders kunnen kinderen via subprofielen beheren; voor 13- tot 17-jarigen kan een beperkte eigen login aan het bestaande profiel gekoppeld worden. Offline deelnemers blijven bruikbaar als manueel lid.
- Alle informatie per lid
- Inschrijvingsstatus opvolgen
- Subprofielen en gekoppelde tienerlogin
Manuele ledenregistratie
Gebruik HUB3 als centrale ledenadministratie, ook wanneer inschrijvingen via je eigen website, aan de balie of in andere software binnenkomen.
Studio-users kunnen zelf een manueel lid aanmaken en dat lid vervolgens aan één of meerdere programma’s koppelen. Zo blijven aanwezigheden, evaluaties, betalingen en praktische opvolging bruikbaar zonder dat het lid eerst een HUB3-account of online inschrijving nodig heeft.
- Leden zelf registreren
- Aan programma’s koppelen
- Dezelfde beheerflows als andere leden
Formulieren op maat
Bouw eigen formulieren, deel ze via een link en verwerk inzendingen rechtstreeks in je leden- en programmaflow.
Combineer tekstvelden, keuzes, datums en toestemmingen tot een formulier dat bij je werking past. Inzendingen komen centraal binnen en kunnen daarna aan een lid, teamgroep of programma gekoppeld worden.
- Flexibele velden
- Publiek deelbare link
- Inzendingen koppelen aan leden
Betalingen
Ontvang online betalingen via Stripe en zie meteen welke inschrijvingen betaald, openstaand of terugbetaald zijn.
HUB3 bewaart de betaalcontext bij de juiste inschrijving, zodat je niet tussen bankafschriften en ledenlijsten hoeft te vergelijken. Vanuit het overzicht volg je transacties, terugbetalingen en uitzonderingen gericht op.
- Stripe-integratie
- Betaalstatus per inschrijving
- Duidelijke transactietijdlijn
Shop
Verkoop kleding, accessoires en andere studioartikelen met een eigen catalogus, voorraad en besteloverzicht.
Maak producten met foto’s en varianten, stel per variant een prijs en voorraad in en volg betaalde bestellingen tot aan het afhalen. De Studio-interface en de publieke shop worden per platform afzonderlijk geactiveerd.
- Producten en varianten beheren
- Voorraad en bestellingen opvolgen
- Afhalen en shopomzet in beeld
Verhuur
Verhuur kostuums, props of ander materiaal met zicht op beschikbare units, aanvragen en retouren.
Beheer varianten en fysieke units, huurprijs, eventuele borg, beschikbaarheidsblokkades en afhaalinformatie. Volg aanvragen van betaling tot retour en leg een borgbeslissing vast. De Studio-interface en publieke verhuur worden per platform afzonderlijk geactiveerd.
- Beschikbaarheid per fysieke unit
- Aanvragen en retouren opvolgen
- Borgafhandeling centraal bewaren
Docenten, vervangingen & aanwezigheden
Koppel docenten, regel vervangingen en registreer aanwezig, afwezig of te laat vanuit dezelfde lescontext.
Docenten krijgen toegang tot hun eigen lessen en kunnen aanwezigheden rechtstreeks registreren. Bij uitval bereik je beschikbare vervangers, terwijl de studio de aanvraag en volledige aanwezigheidshistoriek blijft opvolgen.
- Digitale aanwezigheidslijst
- Vervangingen gericht opvolgen
- Historiek per lid en les
Notities
Bewaar interne informatie bij een lid, programma of teamgroep zodat medewerkers en docenten de nodige context snel terugvinden.
Notities zijn bedoeld voor de interne werking en worden niet als bericht naar leden verstuurd. Je bepaalt wie ze mag zien en houdt afspraken, aandachtspunten en praktische informatie weg uit losse documenten of privéchats.
- Interne context bewaren
- Koppelen aan leden en teams
- Gerichte zichtbaarheid voor medewerkers
Berichten & meldingen
Publiceer belangrijke updates voor geselecteerde leden en programma’s en verstuur pushmeldingen.
Berichten zijn geschikt voor mededelingen waarop geen doorlopend gesprek nodig is, zoals een uurwijziging of andere praktische info. De studio kiest de doelgroep en houdt bereik en publicatiestatus centraal bij.
- Doelgroep per programma of groep
- Pushnotificaties
- Centrale historiek van mededelingen
De les start voortaan om 18:30. Je vindt het aangepaste uur ook in je rooster.
E-mails
Stuur praktische of promotionele e-mails naar teamleden, docenten, leden en eventticketkopers.
Kies je doelgroep rechtstreeks uit de bestaande studioadministratie, schrijf in Nederlands, Frans of Engels en controleer alles met een preview of testmail. HUB3 bewaakt marketingtoestemming, uitschrijvingen, maandlimieten en afleverstatussen en bewaart concepten en verzendgeschiedenis centraal.
- Gerichte doelgroepen zonder losse adressenlijst
- Concept, preview en testmail
- Toestemming en aflevering opgevolgd
Programma- & teamchats
Voer interactieve gesprekken met ingeschreven leden in een programmachat of werk intern samen binnen een teamgroepchat.
Chats zijn tweerichtingscommunicatie: deelnemers kunnen reageren en informatie blijft bij het juiste programma of team. Studio, docent en leden hoeven daardoor geen privételefoonnummers te delen of externe groepschats te onderhouden.
- Chat per programma
- Interne teamgroepchat
- Werk en privé gescheiden houden
Teamwerking & projectbeheer
Werk met rollen, teamgroepen, interne notities en takenborden voor producties, kampen en de dagelijkse werking.
Geef medewerkers alleen toegang tot wat zij nodig hebben en groepeer mensen rond een productie of verantwoordelijkheid. Taken, notities en gesprekken blijven zo samen, inclusief eigenaar, status en voortgang.
- Gerichte teamgroepen
- Taken en verantwoordelijkheden
- Notities op de juiste plek
Evaluaties
Stel eigen criteria en schalen samen, laat docenten evalueren en bepaal zelf wanneer leden resultaten zien.
Elke studio bepaalt zelf de evaluatieperiodes, categorieën en beoordelingsschaal. Docenten vullen feedback in per lid, waarna de studio resultaten eerst kan controleren en op het gewenste moment publiceert.
- Eigen beoordelingsstructuur
- Invullen door docenten
- Gecontroleerd publiceren
Audities & jurywerking
Organiseer auditiemomenten, verzamel onafhankelijke beoordelingen en beheer de finale selectie centraal.
Iedere kandidaat krijgt een dossier met inschrijving, auditiemoment en juryfeedback. Interne en externe juryleden kunnen afzonderlijk beoordelen, terwijl alleen bevoegde studio-users de finale beslissing nemen.
- Interne en externe jury
- Dossier per kandidaat
- Transparante selectieflow
Financiën
Laat prestaties registreren, controleer timesheets en maak payrolls op zonder aparte spreadsheets.
Docenten registreren hun gewerkte uren binnen de afgesproken context. De studio controleert en bundelt goedgekeurde prestaties per periode, zodat een payroll vertrekt vanuit dezelfde gevalideerde gegevens.
- Timesheets per docent
- Payrollstatussen
- Financieel overzicht per periode
Vacatures publiceren
Maak vacatures aan en toon ze op je publieke studioprofiel en in het vacatureaanbod van HUB3.
Je beheert de functie, omschrijving, locatie, het type samenwerking en de publicatiestatus vanuit je studio. Kandidaten worden vandaag doorgestuurd naar het contactadres of de externe sollicitatielink die je zelf bij de vacature instelt.
- Vacatures in het HUB3-netwerk
- Publicatie zelf beheren
- Eigen contact- of sollicitatielink gebruiken
We zoeken een enthousiaste docent voor twee vaste avondlessen op woensdag.
Events & tickets
Publiceer voorstellingen en events, verkoop tickets online, vooraf of aan de deur en scan bezoekers vlot binnen.
HUB3 brengt meerdere speelmomenten, tickettypes per event of per moment, capaciteit, zitplaatsen, gastcheckout, kortingen, Stripe-betalingen en toegang samen. Kopers ontvangen hun tickets per e-mail en in hun Wallet, terwijl je studio bestellingen, gasten, omzet, annuleringen en check-ins vanuit één overzicht opvolgt.
- Tickettypes en voorraad per event of speelmoment
- Gastcheckout, voorverkoop en deurverkoop
- Wallet, gastenlijst en QR-check-in
Klaar om je studio slimmer te beheren?
Breng je aanbod, leden, team en administratie samen in HUB3 en ontdek hoeveel eenvoud één platform kan geven.